Dateien in E-Mails anhängen

Mit jeder E-Mail können Dateien mitgeschickt werden. Das können z.B. Bilder, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, PDF-Dateien etc. sein. Im Register Einfügen gibt es hierfür die Schaltfläche Datei anfügen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche kann man im nächsten Fenster die Dateien auswählen, die der E-Mail angehängt werden sollen. Dabei darf die Gesamtgröße der E-Mail normalerweise bestimmte Größen nicht überschreiten. Wenn man ein Postfach bei einem E-Mailanbieter im Internet hat, legt der E-Mailanbieter die zulässige Größe fest. In einem Firmennetzwerk mit einem Exchange-Server geschieht das durch den Administrator. Übliche Beschränkungen liegen bei ca. 10 MB pro E-Mail.

Datei anhängen
Einfügen einer Datei

Sollte das Gesamtvolumen über dem zulässigen Bereich liegen, kann man eine E-Mail in mehrere kleinere E-Mails splitten. Man sollte aber bedenken, dass es auf der Gegenseite eine zulässige Größe für das gesamte Postfach geben kann. Wenn z.B. beim Empfänger das Postfach bereits mit 80 MB gefüllt ist, als zulässige Gesamtgröße 100 MB eingerichtet wurde, kann man unter Umständen nicht weitere 5 E-Mails mit je 10 MB verschicken. Auch hier geben die E-Mailanbieter oder der Administrator vor, welche Postfachgröße ein Benutzer haben darf und was passieren soll, wenn sie überschritten wird. Manche lassen keinerlei Mailverkehr zu, bis die Postfachgröße unterhalb der zulässigen Größe ist.

Oft sind in Netzwerken der Unternehmen Netzlaufwerke eingerichtet, auf die die Mitarbeiter zugreifen können. In solchen Fällen kann man Hyperlinks statt Dateien verschicken. Das reduziert einerseits die Netzbelastung und andererseits müssen die Größenbeschränkungen nicht beachtet werden, da die Dateien nicht verschickt werden und Hyperlinks praktisch kaum Speicherplatz in Anspruch nehmen.

Einfügen von Dateien
Auswählen, wie die Datei eingefügt wird

Beim Einfügen von Dateien kann man auf den kleinen Pfeil neben der Einfügen-Schaltfläche klicken und auswählen, wie die Dateien eingefügt werden sollen. Hier hat man folgende Möglichkeiten:

  • Einfügen: Standard-Vorauswahl. Die Dateien werden eingefügt.
  • Als Text einfügen: Damit werden aus den Dateien die Texte extrahiert und in die E-Mail eingefügt.
  • Als Hyperlink einfügen: Statt den Dateien werden Hyperlinks zu den Dateien gesetzt. Hierbei sollte man darauf achten, dass der Empfänger Zugriffsrechte auf den Ordner besitzt.
  • Vorherige Versionen anzeigen: Von einer Datei können mehrere Versionen existieren. Sie werden z.B. beim Setzen von Wiederherstellungspunkten angelegt. Hiermit werden diese angezeigt und können in die E-Mail eingefügt werden.

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